FIRMENTORTEN mit Herz

6 wichtige Aspekte für die Bestellung von Torten für euer nächstes Firmenevent, damit der gewünschte Effekt sowie das Pressefoto sitzt!

Egal ob Presse-Event, Firmenfeier oder Influencer-Party: Folgende Fragen müsst ihr euch stellen, um schließlich die perfekte Torte bei eurem geschäftlichen Event präsentieren zu können, damit das zugehörige Pressefoto sitzt.

Vorweg darf ich aber verraten, ich habe einen Background in Marketing und Erfahrungswerte in Projekt- und Veranstaltungsmanagement und bin neben Torten daher auch mit den Gegebenheiten und Abläufen solcher Veranstaltungen vertraut.

Nachdem wir garantiert mehrere Mails und zumindest ein Telefonat führen werden, gern einfach direkt per Du - ich bin Astrid.

Das Anfrageformular befindet sich am Ende dieser Seite!

Aspekt 1 | Rahmendaten zur Veranstaltung

Egal ob Firmenevent, Hochzeit oder Geburtstag, die Rahmeninformationen zur Torte sind essentiell für die Prüfung von Kapazitäten und garantieren einen reibungslosen Verlauf.

An welchem Datum wird die Torte benötigt?
Wieviele Personen sollen von der Torte essen können? Bitte auch um eine Personenanzahl, wenn es eine reine Show-Torte werden soll, min. jedoch 20 Portionen
Wann muss die Torte idealerweise an welchem Veranstaltungsort eintreffen?
Wer ist der/die Ansprechpartner/in im Verlauf der Bestellung?
Gibt es eine/n abweichende/n Ansprechpartner im Rahmen der Veranstaltung zwecks Lieferung? (Bitte ggf. um Telefonnummer)

Aspekt 2 | Ziel der Veranstaltung

Filmmaterial für Influencer? Gimmick fürs Pressefoto? Überraschung für die Angestellten?

Mit dem Design steht und fällt der Wow-Effekt bei Mitarbeiter/innen, Kund/innen, Influencern oder Presse-Zugehörigen. Dementsprechend braucht dieser Schritt zwingend ein kurzes Telefonat, damit das Design für das Event schließlich sitzt.

Folgende Fragen sind für die Festlegung eines Designs wichtig:

Was ist der Grund der Veranstaltung?
Gibt es eine offizielle Einladung / Farbkonzept / Logo?
Gern zur Ansicht per Mail durchschicken.
Was ist wichtiger: Wow-Faktor oder einfaches Aufschneiden?
Soll ein Logo/Bild auf die Torte integriert werden?
Bitte Vektorgrafik oder hohe Auflösung übermitteln.
Wird es Fotos von der Torte mit wichtigen Unternehmensvertreter:innen geben?
Sind jene möglicherweise hochallergisch auf gewisse Lebensmittel? (Relevant: A, C, G, H. F)
Gibt es eine/n Verantwortliche/n, der die Torte im Anschluss verteilt?
Jene Person sollte zwingend über die Allergen-Information informiert werden.

Aspekt 3 | Das Angebot

Meine Preise berechnen sich aus Zwecken der Transparenz stets aus Lebensmittelkosten 1:1, Hilfsmaterial sowie Arbeitszeit. Tortenpreise starten bei 199€.

Folgende weitere Informationen darf ich zum Thema Preis zur Verfügung stellen:

Angebote, die aufgrund ihres anzunehmenden Umsatzes mehr als 1000€ erreichen werden, sind kostenpflichtig.

Weshalb? Da bei Aufträgen in der Größe anzunehmen ist, dass bereits bei Angebotslegung ausführlichere Recherche und Konzeptiontätigkeit erforderlich ist, wird eine Pauschalsumme von 50€ für die Angebotslegung verrechnet. Bei Zusage ist die Summe vom gesamten Angebot gedeckt. Eine Infomation, ob das Angebot kostenpflichtig wird, erfolgt selbstverständlich vorab.

Lieferungen erfolgen innerhalb von Wien pauschal für 44,50€

Fahrten über die Stadtgrenze hinaus werden zusätzlich mit Kilometergeld ab Stadtgrenze (hin+retour) sowie zusätzliche Arbeitszeit aliquot abgerechnet.

Nachdem mich die Frage öfter erreicht, ob es preissensitivere Sorten gibt. Lebensmittelkosten sind hoch und schwanken bei einer durchschnittlichen Personenanzahl max. 30€ je Sorte. Natürlich kann jeder Euro Relevanz haben, in diesen Fällen empfehle ich: #7 oder #10

Geschmacklich erprobte Lieblinge unter Mitarbeiter:innen von div. Firmen sind: #2, #11, #12

Ein schriftliches Angebot sende ich via Mail im Regelfall spätestens 48h nach Absenden des Anfrageformulars.

Aspekt 4 | Fotos, Publikation & Werbung

Bevor die Torte in die Transportschachtel wandert, werden standardmäßig Studiofotos von allen Torten angefertigt, die den Wiener Backsalon verlassen. Jene Bilder werden dem Auftraggeber auf Wunsch via Fotolink übermittelt und können mit entsprechendem Fotocredit (c) Wiener Backsalon gerne kostenfrei verwendet werden.

Dürfen Bilder durch den Wiener Backsalon zum Auftrag veröffentlicht werden?
Falls es eine Warteperiode gibt, die zwischen Veranstaltung und Veröffentlichung der Tortenbilder liegen soll, gern mitteilen!
Ihr postet im Nachgang Bilder zur Torte und zu eurer Veranstaltung?
Verlinkt mich gern, ich bin auf Instagram, LinkedIn und Facebook vertreten als @wiener.backsalon bzw. @astrid.koeberl
Ihr habt offizielle Pressefotos durch einen Fotografen anfertigen lassen?
Ich freue mich riesig über Zusendung offizieller Veranstaltungsbilder. Bitte Fotocredits inkludieren und ich trage ebenfalls eure Veranstaltung nach außen im Rahmen meiner Möglichkeiten.
Es darf keine offizielle Publikation eurer Tortenbilder durch den Wiener Backsalon und/oder Nennung eures Unternehmens als Auftraggeber der Torte geben?
Ich verstehe, dass manche Unternehmen keine öffentliche Publikation von Tortenbildern mit ihrer Nennung wünschen, sei es durch Logointegration in der Torte oder namentliche Nennung im Beschreibungstext. Hierzu gilt es, mich frühestmöglich über diese Unternehmensregelung in Kenntnis setzen, bestenfalls schriftlich im Rahmen der Organisation, spätestens jedoch mündlich bei Übergabe der Kreation durch den Auftraggeber.
Bitte in diesem Fall um Verständnis, dass durch die untersagte Publikation für den Wiener Backsalon ein wichtiger Werbewert verloren geht, wie er durch die Publikation div. Torten ansonsten entsteht. Dieser Wert ist mit 10% vom Brutto-Auftragswert dotiert und wird auf der Endrechnung als Werbe-Ersatzpauschale für B2B Kunden verrechnet. Ein Verzicht dieser Regelung ist dem Wiener Backsalon in eigenem Ermessen freigestellt.

Aspekt 5 | Die Übergabe

Jetzt darf nichts schiefgehen. Die Torte ist gebacken und bereit für den großen Auftritt. Gerade bei den Wiener Sommertemperaturen sind für euch folgende Fragen und Informationen wichtig.

Gibt es weitere Informationen zur Lieferung?
Bei großen Veranstaltungszentren sind detaillierte Infos sehr wertvoll, die über die Adresse hinausgehen. Konkret sind hier das korrekte Einfahrtstor, die Hinterlegung vom Autokennzeichen oder das Informieren eines Portiers zum Eintreffen einer Lieferung nötige Infos bzw. ToDos.
Hat die Location eine Kühlmöglichkeit? Wie groß ist diese Kühlmöglichkeit?
Eine wichtige Frage bei den Wiener Sommertemperaturen, die oft gern übersehen wird. Von mir bekommt ihr auf Nachfrage die Informationen zum Maß der Transportschachtel.
Wie lange darf die Torte vor der Präsentation ohne Kühlung verbringen?
Die Torte sollte fürs perfekte Foto nicht lange ohne Kühlung verweilen, damit nichts weich wird oder verrutscht bzw. Elemente aus dem Lebensmitteldrucker keine Blasen werfen. Ideale Kühltemperatur ist zwischen 4° und 6° Celsius. Vernascht kann und soll die Torte jedoch gerne wärmer werden!

Zur Orientierung gilt folgende Tabelle hinsichtlich Zeitraum der Torte ohne Kühlung bei jeweiliger Außentemperatur:
- bis 15° Celsius | 45 - 60 Minuten
- 15 - 25° Celsius | 30 Minuten
- 26 - 30° Celsius | 15 Minuten
- >30° Celsius | max. 10 Minuten

Aspekt 6 | Abrechnung

Mir ist bekannt, dass Konzernabläufe mit längeren Warteperioden hinsichtlich Zeitraum zwischen Rechnungslegung und Abrechnungs einhergehen.

Sollte diese Tatsache auch auf das Unternehmen in eurem Fall zutreffen, seid allenfalls so freundlich, mir einen ungefähren Zeitraum mitzuteilen, wann ich mit dem Zahlungseingang rechnen kann, wenn es deutlich über die 10 Werktage lt. meinen AGB hinausgehen sollte.

Gebt mir bitte zu folgenden Fragen eine Information, insofern sie für euch relevant wäre:

Welche Rechnungsadresse soll auf der Rechnung angeführt werden? Insofern das HQ abweicht bzw. mehrere Standorte zum Unternehmen gehören.
Gibt es eine interne Auftragsnummer eurerseits, die angeführt werden muss?

Weitere wichtige Informationen zur Rechnungslegung seitens dem Wiener Backsalon:

Steuerbefreieung Kleinunternehmerregelung lt. §6 (1) Z27 UstG
Lebensmittelpreise werden lt. aktuellen Supermarkt-Preisen abgerechnet, es kann daher zu Schwankungen zwischen Endpreis auf der Rechnung im Verlgeich zum Angebot kommen.
Hilfsmaterial kann 10% vom genannten Preis abweichen, da Blumen, Lebensmitteldruck o.Ä. nicht genau vorweg abschätzbar sind.
Mein Geschäftskonto liegt bei N26, daher startet der IBAN mit DE, normalerweise fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

Allgemeine Tipps

Aus dem Erfahrungskoffer diverser Torten für Veranstaltungen aller Art darf ich folgend noch kuratierte Tipps auflisten, denn dieselben Herausforderungen müssen ja nicht schließlich von jedem einzeln gelöst werden.

Denkt ans Tortenmesser!
Ein gut schneidendes, großes Messer ist so wichtig wie die Torte selbst.
Verpackungsmaterial für Reste!
Es gibt bei jeder Veranstaltung meist viele Leckereien - Verpackungsoptionen für GoodieBags sind daher mehr als wertvoll: gegen Lebensmittelverschwendung und für das Unternehmensimage, wenn Gäste zuhause noch an euch denken.
Aufsteller mit Tortenbeschreibung und Allergenübersicht!
Ein solcher Aufsteller ist ein wirkungsvoller Weg, um Gäste über Unverträglichkeiten zu informieren. Ideal, sollten wichtige Gäste nicht über persönliche Unverträglichkeiten in der Öffentlichkeit sprechen wollen.
2-3 Tortenstücke sichern (lassen)!
Im Stress eines Events haben oft 1-2 Personen nichts von der Torte, die gleichzeitig den höchsten Organisationsaufwand hatten: Du und dein/e Vorgesetzte. Und es kommt gut, dem/der Chef/in eins zu hinterlegen. Vertraut mir! ;)

Hier geht´s zum Anfrageformular, doch davor lass dich kurz von der Sortenübersicht inspirieren!

Schokoboden mit Orangen/Schokofüllung (A, C, G)
Sandmasse mit Mascarpone/Erdbeerfüllung & Erdbeerstückerl (A, C, G, Gelatine)
Mohntorte mit Topfencreme und Himbeercurd (A, C, G, H, Gelatine)
Sandmasse mit Kokoscreme & Pfirsichfüllung (A, C, G, Gelatine)
Schokoboden mit Mascarponecreme, Birnenstückerl und Schwarztee (A, C, G, Gelatine)
Zitronen/Pistazienboden mit Himbeermoussefüllung (A, C, G, H)
Schokotorte im Sacher-Stil mit Marillenmarmelade eingestrichen (A, C, G bei Glasur)
Schoko/Nusstorte im Schwarzwälder-Kirsch-Stil (A, C, G, H, Gelatine)
Nussboden ohne Mehl (*glutenfrei möglich*) mit Kaffeefüllung (C, G, H)
(100-jähriges Rezept meiner Oma)
Torte im "Cheesecake"-Style (A, C, G)
Zitronenboden mit Topfencreme und Lemoncurd (A, C, G, Gelatine)
Schokoboden mit Frucht-Trio-Füllung (A, C, G, Gelatine)
Schoko/Nussboden mit Nougatcremefüllung (A, C, G, H)